В стремлении повысить эффективность бизнес-процессов важную роль играет цифровая трансформация. Автоматизация процессов оказания услуг в обслуживающих подразделениях компаний помогает быстрее достичь поставленной цели. В качестве примера можно рассмотреть внедрение Service Desk в работу административно-хозяйственного отдела (АХО). Именно он отвечает за обеспечение жизнеспособности офиса, поэтому должен функционировать слаженно и бесперебойно.

Внедрение Service Desk для АХО: что это даст руководителю и сотрудникам

Эффективную работу АХО могут нарушить такие факторы, как нечеткое распределение задач, а также непрозрачность ведения бизнес-процессов. В таких случаях для решения проблемы на уровне всей компании на помощь приходят ESM-системы. Но если фирма не готова внедрить систему, предусматривающую масштабный охват, она может использовать servicedesk-систему, ориентированную на один отдел. Она будет выполнять функцию точки контакта пользователей с поставщиками, предоставляющими вспомогательные услуги.

Внедрение системы удобно как для руководителя, так и сотрудников компании. Руководитель с ее помощью выстраивает прозрачные процессы, предоставляет информацию в достаточном количестве, позволяющем принимать управленческие решения.

Сотрудники сервисных служб при использовании системы получают свои бонусы: исключается неопределенность, потеря поставленных задач, происходит справедливая и объективная оценка работы.

Что изменится при использовании системы

Благодаря внедрению servicedesk-системы в работу АХО в компании произойдет ряд трансформаций. Среди них:

• автоматизация ручных процессов;
• снижение количества ошибок, возникающих под влиянием человеческого фактора (информация не будет потеряна, забыта или продублирована лишний раз);
• сокращение времени обработки запросов или инцидентов;
• создание одной базы, в которой собраны договора и знания;
• формирование отчетов по работе как отдельно взятого сотрудника, так и всего подразделения.

Рекомендации по выбору

О том, как выбрать подходящую servicedesk-систему для АХО, можно узнать на сайте по ссылке, перейдя в соответствующий раздел – блог с полезной информацией. Ориентироваться нужно на размеры компании и ее цели.

Одним из наиболее важных критериев является производительность. Не каждая система адаптирована под большое число пользователей. Также важное значение имеет возможность масштабирования (это нужно для растущих и развивающихся компаний). Кроме этого, платформа должна содержать необходимые конкретной фирме low- и no-code-инструменты.