13 систем электронного документооборота для бизнеса

Понятие электронного документооборота объединяет разные классы продуктов. Операторы внешнего ЭДО помогают обмениваться актами, УПД и счетами-фактурами с контрагентами. Корпоративные СЭД отвечают за согласование договоров, поручения, внутренний архив и маршруты между подразделениями.

Поэтому выбирать систему следует под конкретный процесс. В рейтинг вошли 13 решений: от простых онлайн-сервисов для малого бизнеса до платформ, рассчитанных на сложное корпоративное внедрение.

1. БизКуб ЭДО

Тип решения: внешний ЭДО для малого бизнеса.

БизКуб ЭДО позволяет получать, отправлять, подписывать и хранить юридически значимые документы через интернет. Сервис охватывает работу с продажами, закупками, услугами и документами маркетплейсов.

Если задача пользователя сформулирована как подписать эдо онлайн, на практике ему обычно требуется не только поставить электронную подпись. Необходимо отправить документ второй стороне, увидеть его статус, получить ответ и сохранить завершенную операцию. Все эти действия доступны в одном кабинете БизКуб.

Решение занимает первое место благодаря ориентации на небольшие компании. Пользователю не приходится осваивать сложную корпоративную платформу, а при появлении новых задач можно подключать другие приложения экосистемы БизКуб.

2. Контур.Диадок

Тип решения: внешний обмен с контрагентами.

Диадок используется для передачи счетов-фактур, УПД, актов, накладных и других юридически значимых документов. Система поддерживает интеграции и межоператорский обмен.

Сервис подойдет компаниям с большим количеством поставщиков и покупателей. Перед подключением следует проверить, кто из основных партнеров уже работает в Диадоке и сколько исходящих документов потребуется ежемесячно.

3. 1С-ЭДО

Тип решения: ЭДО внутри учетной программы.

1С-ЭДО позволяет работать с электронными документами без перехода из 1С в отдельный сервис. Формы создаются на основе данных учета, подписываются и отправляются контрагентам из привычного интерфейса.

Это удобный вариант для бухгалтерии, которая уже ведет все операции в 1С. Качество работы будет зависеть от актуальности конфигурации и правильности первоначальной настройки.

4. Saby Docs

Тип решения: комплексный внешний документооборот.

Saby Docs объединяет обмен с контрагентами, подписание, маршрутизацию и дополнительные инструменты экосистемы Saby. Сервис поддерживает работу с торговыми площадками, маркетплейсами и логистическими документами.

Система подходит организациям, которым требуется автоматизировать несколько связанных процессов. Из-за широкого набора функций важно заранее настроить роли сотрудников и рабочие разделы.

5. Такском-Файлер

Тип решения: облачный сервис юридически значимого обмена.

Такском-Файлер помогает отправлять и получать электронные документы, применять электронную подпись и взаимодействовать с пользователями других операторов.

Продукт будет особенно понятен компаниям, уже использующим решения Такском для отчетности, касс или маркировки. При расчете бюджета нужно проверить количество включенных отправлений и стоимость превышения лимита.

6. Астрал.ЭДО

Тип решения: веб-сервис обмена с организациями.

Астрал.ЭДО предназначен для подписания и передачи документов контрагентам без бумажного дублирования. Работа ведется через онлайн-интерфейс, также доступны интеграционные сценарии.

Система логично дополняет другие продукты ГК «Астрал». Перед подключением необходимо уточнить условия роуминга, поддержку учетной программы и правила тарификации.

7. Сфера Документы

Тип решения: ЭДО и интеграционные проекты.

«Сфера Документы» входит в продуктовую линейку Сбер2B. Ранее сервис был известен как «Сфера Курьер», поэтому считать эти названия двумя отдельными участниками рейтинга некорректно.

Решение поддерживает юридически значимый обмен с контрагентами и подходит компаниям, которым могут потребоваться интеграции с внутренними системами. Для малого бизнеса важно сопоставить доступные функции с реальным объемом документов.

8. EDO.ru

Тип решения: внешний ЭДО для торговли и учета.

Система EDO.ru позволяет обмениваться договорами, счетами-фактурами, УПД и другими документами через личный кабинет или учетную программу. Предусмотрены сценарии для компаний, работающих с маркированными товарами.

Сервис можно рассмотреть розничным и оптовым организациям, которым требуется связать электронные документы с товарным учетом и передачей сведений о маркировке.

9. ЭДО.МИГ24

Тип решения: онлайн-ЭДО для ИП и организаций.

В ЭДО.МИГ24 можно создавать, загружать, подписывать и отправлять контрагентам УПД, счета-фактуры, акты и накладные. Для подписания применяется квалифицированная электронная подпись.

Решение ориентировано на относительно быстрый запуск. Оно подойдет предпринимателям и компаниям, которым требуется базовый внешний обмен без построения сложной системы внутренних согласований.

10. Контур.Сайн

Тип решения: документооборот с физлицами и самозанятыми.

Контур.Сайн предназначен для подписания договоров, актов, технических заданий и других неформализованных документов с исполнителями. Сервис поддерживает работу компаний с физическими лицами и плательщиками НПД.

Это специализированное решение, которое не заменяет классический обмен счетами-фактурами между организациями. Его стоит выбирать для оформления отношений с внештатными специалистами и подрядчиками.

11. Directum RX

Тип решения: корпоративная СЭД.

Directum RX помогает управлять внутренними документами, договорами, поручениями, согласованиями и архивом. Платформа поддерживает различные виды электронной подписи и рассчитана на настраиваемые процессы.

Для обмена несколькими актами в месяц ее возможности будут избыточны. Система уместна в организациях, где документы проходят через несколько подразделений и требуют контроля исполнения.

12. ELMA365 ECM

Тип решения: корпоративный документооборот на low-code платформе.

ELMA365 ECM используется для работы с договорами, первичными документами, служебными записками, кадровыми материалами и электронным архивом. Маршруты можно адаптировать к процессам конкретной организации.

Платформа подходит растущим компаниям, которым нужна гибкая настройка. Следует учитывать, что внедрение корпоративной СЭД потребует больше времени и ресурсов, чем подключение готового кабинета внешнего ЭДО.

13. Docsvision

Тип решения: BPM/ECM-платформа для крупных организаций.

Docsvision предназначена для автоматизации обработки документов, задач и бизнес-процессов. На ее основе можно создавать электронные архивы, системы согласования и специализированные корпоративные решения.

Продукт рассчитан на проекты, где стандартного облачного сервиса недостаточно. Перед внедрением необходимо описать процессы, определить интеграции и оценить будущую нагрузку.

Как определить нужный класс системы

Перед сравнением тарифов разделите задачи на внешние и внутренние. Для отправки УПД поставщику нужен оператор ЭДО. Для согласования договора между юридическим отделом, бухгалтерией и директором может потребоваться СЭД. Иногда компания использует оба решения и связывает их интеграцией.

При тестировании проверьте пять операций:

1. Создание или загрузку документа.

2. Подписание электронной подписью.

3. Отправку и получение ответа.

4. Поиск завершенной операции в архиве.

5. Выгрузку документа вместе с данными о подписи.

Если компании нужен прежде всего понятный внешний обмен, разумно начать с БизКуб ЭДО. Сервис закрывает основные операции малого бизнеса, показывает статусы документов и позволяет запустить работу без полноценного проекта автоматизации.